| ADAPTER |
ühendab ettevõtjaid teadlastega

Juhend – päringutele vastamine

Viimati uuendatud – 18.05.2018

Terminid

Partner

Adapteriga liitunud asutused

Administraator

Isik, kes vastutab päringute analüüsimise, adekvaatse sisustamise ja sellele vastamise eest ADAPTERi süsteemis

Klient

Adapterisse päringu esitanud ettevõtja, füüsiline isik jne

Pipedrive’i administraator

Isik, kellel on õigus teha muudatusi Pipedrive’i süsteemis.

Toru

Pipedrive avavaade, kus on näha kõik aktiivsed tehingud ja nende käsitlemise järk

Teenus

Hüve või tegevus, mida pakutakse kindla hinnakirja alusel

Tehing

Käsitletav päring Pipedrive’is

TTO

ing.  k. – Technology Transfer Office. Siin: partnerasutuse üksus, millele on tehtud ülesandeks tegeleda teadmiste ja tehnoloogiasiirde praktilise  rakendamisega

Vastus

ADAPTERisse sisestatud päringust lähtuv, partnerite ja ADAPTERi poolt ühtlustatud kirjalik vastus päringu esitajale (kliendile). 

 

Üldprintsiibid

ADAPTERi kaudu sisestatud päring tekitab automaatselt uue päringu Pipedrive pipeline’is. ADAPTERi administraator saab selle kohta teavituse, analüüsib päringut ja võtab vajadusel päringu täpsustamiseks kliendiga ühendust. Täpsustatud päring tõstetakse pipeline faasi “Avatud pakkumistele”, sellest hetkest alates võivad partnerid alustada päringute omapoolset analüüsi ja nende osas seisukoha kujundamist.

Juhul kui mõni partner soovib ülesande lahendamiseks kasutada mõnes teises ülikoolis olemas olevat ressurssi, luuakse sobivuse korral ühisvastus nende kahe asutuse vahel. Vastavaid läbirääkimisi algatavad partnerid omavahel, kaasates tarvidusel ADAPTERi administraatori.

Partnerite vastused edastatakse süsteemi vahendusel ADAPTERi administraatorile, kes vormistab neist ühtse, ADAPTERi, vastuse ja edastab ettevõttele koos võimalike edasiste tegevusvariantidega. Vajadusel s.h. päringu esitaja soovil korraldatakse päringu esitaja ja talle vastata soovinud partnerite vahel kokkusaamine, mida vahendab ja kohapeal modereerib ADAPTERi administraator.

Kliendile peab vastus välja minema viie tööpäeva jooksul arvates päringu saabumisest. Kui see aeg pikeneb objektiivsetel põhjustel, kooskõlastatakse see eelnevalt kliendiga.

Pipedrive

ADAPTERi kaudu esitatud päringutele vastamine toimub veebikeskkonnas Pipedrive. ADAPTERi partnerile teeb vajalikud kasutajad Pipedrive’i administraator (Tartu Ülikool).

Pipedrive asub aadressil https://adapter.pipedrive.com

Protseduuri järgimise ning Pipedrive üldise loogika hoomamiseks on mõistlik tutvuda Pipedrive üldiste õppevideotega: Pipedrive üldised kasutusjuhendid, õppevideod

Protseduur

Sisse tulnud päring

Läbi ADAPTERi saadetud päring tekitab uue tehingu pipeline veerus “Sisse tulnud päring”. Veeru sisu on nähtav kõikidele partnerite. Kõik ADAPTERi veebilehelt saabunud tehingud saavad automaatselt järjekorranumbri ja saabumise kuupäeva, vaikimisi kuvatakse päringu teinud ettevõtte nimi. Admin täpsustab pealkirjas päringu sisu (nt „41 2016-08-23 Ventilatsiooniseadme täiendamine“). Administraatori või partnerite poolt käsitsi lisatud tehingu pealkirjas (näiteks isikliku e-kirja või telefoni teel tulnud päringud) järjekorranumbrit ei kajastu.

Vajadusel võtab administraator 1 tööpäeva jooksul päringu esitajaga ühendust päringu sisu ja eesmärgi täpsustamiseks. Vastav informatsioon sisestatakse tehingu märkustesse.

Juhul kui kliendi soov on kas juba lahendatud (näiteks leiab administraator päringu täpsustamiseks tehtava interneti otsinguga turul olemas oleva toote või teenuse) või on tegu ilmselt mitte kuhugi viiva päringuga, edastab administraator vastava info kliendile või vastab viisakalt eitavalt.

Päringu saatja poolt esitatud ning administraatori poolt täpsustatud ülesande kirjeldus ja oodatav tulemus on nähtav tehingu sees selle ajajoonel ja väljal Märkmed. Jaotuses Failid asuvad päringule lisatud failid (tehniline kirjeldus). Saadud lisainfo päringu esitaja ja päringu kohta lisatakse märkuste lahtrisse.

Administraator tõstab piisava informatsiooniga varustatud tehingu veergu “Avatud pakkumistele”.Päringu tõstmisel veergu “Avatud pakkumistele” saadab süsteem teavituse partnerite e-postile.

Kui partner(id) ei reageeri tähtaegselt (hiljemalt viie tööpäeva jooksul), muutub päring/tehing kaotatuks. Administraator tõstab sellise päringu „Kaotatud“ tehingute hulka, lisades juurde vastava põhjenduse (vajadusel konsulteerides selleks eelnevalt partneritega). Kliendile saadab ADAPTERi administraator ära ütleva vastuse, võimalusel alternatiivsete lahendusvariantidega.

Avatud pakkumistele – Partnerid annavad vastuse siin veerus olevatele päringutele.

Avatud pakkumistele

Partnerid vaatavad veergu “Avatud pakkumistele” tõstetud tehingutesse sisestatud informatsiooni läbi (vastavalt iga TTO sisemisele protseduuridele) ning teeb huvi pakkuvast tehingust koopia. Selleks valitakse tehingu detailvaates üleval paremas nurgas “kolm punkti” ja Paljunda.

Kohe, ilma lehelt lahkumata tuleb ära muuta ka tehingu omanik vastava ülikooli /asutuse vastutavaks isikuks, vastasel juhul võib see tehing muutuda tehingu paljundajale endale nähtamatuks:

Järgmiseks muudetakse tehingu nimi (n: “41 Ventilaatori arendamine (koopia)”) ja asendatakse tehingu nimes sulgudes sõna “koopia” vastava asutuse nimega (nt “41 Ventilaatori arendamine (TTÜ)”):

Kui mingil põhjusel on tarvis, et antud tehing ei oleks nähtav kõikidele partneritele (näiteks, kui vastus sisaldab konfidentsiaalset informatsiooni vms), peab nupu alt “Nähtavus” olema valitud “Omanik ja jälgijad”.

Päringu koopiasse on võimalik lisada jälgijaid, kes saavad vaadata, mis antud tehinguga toimub. Muidu on tehing nähtav ainult omanikule ja administraatorile.

TTO alustab ettevõtte päringule vastamise protseduuri vastavalt oma asutuse sisemistele reeglitele nagu iga teist sisse tulnud ettevõtte päringuga. Vajadusel kaasatakse siin faasis ka teiste partnerite kompetentse.

Partnerid EI VÕTA ettevõttega otse ühendust päringu täpsustamiseks. Partner saab vajadusel päringus olevat informatsiooni täpsustada, edastades oma küsimused läbi Pipedrive’i administraatorile, kes need koondab ja kliendile edastab. Selleks tuleks algses tehingus teha uus “Ülesanne”/”Task”, mille sisu on vastav küsimus ja mille täitjaks on määratud ADAPTERi administraator. Kui hoolimata esialgsest hinnangust ei õnnestu sobivat töörühma päringule vastamiseks leida, tõmbab vastav TTO tehingu “Kaotatud” lahtrisse ning märgib sinna, põhjuse, miks tehinguga edasi ei tegeleta (ette on antud valik peamistest võimalikest põhjustest).

Päringuga toimunu ajalugu (sh kõiki tehtud muudatusi) on võimalik näha, valides tehingu seest Muudatuste logi.

Kui partner on vastuse koostanud, lisab ta selle kas märkusena või eraldiseisva dokumendina vastava tehingu juurde ning lohistab päringu veergu „Vastus saadetud adminnile“.

Kui peale ADAPTERi vastuse saatmist ettevõttele võetakse ettevõttega kontakti, siis lohistab partner päringu veergu “Oleme ettevõttega kontaktis”. Kui ettevõttega on saadud küll kontakti, kuid mingil põhjusel ettevõte loobub või otsustab lepingu läbirääkimisi pidada teise asutusega, märgitakse vastav tehing kaotatuks.

Kui ettevõttega peetakse reaalselt lepingu läbirääkimisi, siis lohistatakse päring veergu “Lepingu läbirääkimised”. Kui lepingut siiski ei sõlmita, märgitakse päring/tehing kaotatuks. Päring märgitakse võidetuks kohe, kui sellest tuleneval lepingul on mõlema osapoole allkirjad, lisades päringu juurde info koostöö sisu ja tähtaegade osas.

Kliendile vastamine

ADAPTERi administraator koostab tähtaegselt saabunud (veergu “Vastus saadetud adminnile” tõmmatud) vastuste põhjal ühtse vastuse ning edastab selle kliendile. Vastuse sisu valitakse vastavalt päringu iseloomule ja ettevõtte vajadustele. Näiteks:

  1. “Üldhuvi” küsimused, mille osas klient uurib asutuste üldiste või spetsiifiliste võimekuste kohta või nö. testib klient ADAPTERi peal mingeid uusi ideesid, äriplaane vms. Siin on vastuse sisuks tõenäoliselt meeskondade loend ja kirjeldused, kes oleksid huvitatud antud teemal edasi arutama. Sellisel juhul võib administraator kliendile soovitada kohtumist kliendi ja huvitatud meeskondade vahel ja aidata seda ka korraldada.
  2. Konkreetse teenuse päringud – vastuses sisalduvad viited vastavatele teenustele partnerite portfellides ja asjakohased kontaktid.
  3. “kolme pakkumise päringud” – vastavate päringute menetlemine võib võtta kauem kui 5 päeva (sellest teavitatakse ka klienti), kuid vastuseks edastatakse nii ADAPTERi kattekiri kui huvitatud partnerite pakkumised. Kui tarvis, korraldatakse ka kõikide osapoolte vahelised kokkusaamised asjaolude ja tingimuste täpsustamiseks. Kui kolme pakkumist ei ole võimalik koguda, organiseerib administraator ka piisava arvu eitavaid vastuseid, mis samuti edastatakse ettevõttele.

Kui ettevõte soovib 5 tööpäeva jooksul ülikoolidelt põhimõttelist vastust valmisolekuks ning konkreetset hinnapakkumust hiljem, siis saadavad ülikoolid ise hinnapakkumuse ettevõttele, mitte ADAPTERi vahendusel.

Kuna võimalike variante nii küsimuste kui vastuste osas on palju, siis tuleb igal üksikul juhul lähtuda eesmärgist saavutada kliendi jaoks sisulises mõttes parim võimalik lahend, kaitstes samal ajal ka partnerite ja neis töötavate teadlaste huve, sh. finantsilisi ja intellektuaalomandi aspektist.

Tehingud, millele on partnerite poolt edastatud vastused välja saadetud, märgib administraator võidetuks. Partneri poolt tehtud päringu koopia lohistab administraator  veergu “Admin on vastuse välja saatnud” ning tehing on selles veerus kuni saabub tagasiside kliendilt või partnerilt koostöö jätkumise või mittejätkumise kohta. Kui ca kuu jooksul vastuse edastamisest kliendile ei ole tagasisidet, mis tehingust saanud on (tehingud, mis on veerus “Admin on vastuse välja saatnud”, siis võtab administraator päringu esitajaga ühendust ja üritab selgitada, milles võiks olla probleem ning seda probleemi ka lahendada.

Tehing, mis osutus kliendile vastuvõetavaks ning mille osas jõutakse lepinguni, veetakse lahtrisse “Võidetud”, ülejäänud lahtrisse “Kaotatud” ning sisestatakse kaotamise põhjus (sh. oli olemas parem pakkumine, vastus ei vastanud kliendi vajadustele jne).

Päring märgitakse võidetuks ka juhul, kui tegemist on mitterahalise koostööga, nt tasuta konsultatsioon. ADAPTERi partner lisab süsteemi ka lepingud, mis on sündinud tänu ADAPTERile (näiteks kontakt, mis on alguse saanud mõnest ADAPTERi seminarist või üritusest), kuid mis ei ole otseselt süsteemi läbinud päringu tulem. Sellisel juhul sisestatakse päringu info lahtris “Sisse tulnud päring” ja märgitakse see kohe võidetuks.

Võidetud lahtrisse veetud tehingule märgib partner soovi korral tehingu lepingu summa ilma käibemaksuta. Märkuste lahtrisse märgitakse, mis koostöö oli, kas ja millist kasu osapooled said.