8 sammu produktiivse päevani

Kuna on suvi ja puhkuste periood, siis on parim aeg katsetada oma tegemistes uusi nippe ja protseduure, et saavutada rohkem ja kulutada selleks vähem aega ja närve. 

Põhimõtteliselt on produktiivsusel kaks külge – efektiivsus (asjade kiiresti tegemine) ja mõjusus (kasulike asjade tegemine). Keskendumine vaid kiiresti töötamisele võib meid viia oravarattasse, kus pidevalt lisanduvad ülesanded annavad meile hoogu juurde, kuni me lõpuks läbi põleme.

Selle asemel (või vähemalt sama-aegselt) tuleks töötada mõjusalt – nii, et iga meie tegevus omaks maksimaalset võimalikku mõju lõpptulemusele. See aga eeldab veidi aja maha võtmist ja kaalutlemist, mida ja mis järjekorras me ette võtame. 

Tim Ferriss, sariettevõtja, investor ja inim-katsejänes ütleb, et ta ei ole eriti efektiivne töötaja (ei tee asju kiiresti), kuid on loonud omale protseduuri, et olla kindel, et ta teeb õigeid ja olulisi asju, mille mõju tema lõplikule tulemile on võimalikult suur. 

Tema õigete asjade tegemise protseduur algab kohe päeva alguses:

1. Ärka üles vähemalt 1 tund enne, kui pead arvuti ette istuma. E-kirjad on mõistuse röövlid. 
2. Tee endale meeldiv ergutav jook ning istu PLIIATSI ja PABERIGA maha
3. Kirjuta üles 3-5 (ja mitte rohkem) töist asja, mis põhjustavad sinus enim ärevust. Need on sageli asjad, mida sa lükkad oma ToDo-listis päevast päeva edasi või millega on seotud võimalus, et tekib konflikt või äraütlemine.
4. Iga rea kohta küsi endalt:
   1.       Kui see oleks ainus asi, mille ma täna ära tehtud saaksin, siis kas ma jääksin oma päevaga rahule?
   2.       Kas selle asja ära tegemine muudab kõik minu teised ToDo-listis olevate punktide lahendamise edaspidi lihtsamaks või lausa mittevajalikuks?
5. Vaata otsa asjadele, mille juures sa vastasid “Jah” vähemalt ühele küsimusele. Vali üks neist välja. Rohkemate “jah”-idega read on prioriteetsemad, nagu ka lähemal olevate tähtaegadega ja rohkem tulevasi tegevusi elimineerivad read. Kui sa ei suuda valida, viska kulli ja kirja.  
6. Blokeeri omale päevast kalendris 2-3 tundi, mille jooksul sa lahendad ÜHE neist prioriteetsematest punktidest. Ülejäänud tähtsad asjad jäägu sel ajal tahaplaanile. Nad on ka homme sinu jaoks olemas 🙂
7. Et oleks selge: see olgu ÜKS TERVE tükk aega, mitte 10 minutit siin ja seal.
8. Kui mõte läheb uitama ja töö asemel algab kummi venitamine, siis ära mine närvi, vaid too õrnalt oma mõtted tagasi oma ÜHE ülesande juurde. See oskus ei tule samas kergesti, vaid vajab natukene harjutamist.

Tim ütleb, et see on tema jaoks olnud ainus viis, kuidas jõuda tulemusteni ja mitte kulutada oma päeva Facebookis molutamisele või muule samavõrra kasutule. Kui sul on 10 tähtsat asja, mis on TÄNA vaja ära teha, siis on 100% kindel, et ükski neist tehtud ei saa. Samas, 1 asjaga me saame hakkama ning kui see on valmis, võib ju alati võtta nimekirjas järgmise 🙂

Miks see töötab? Sest me ei ole olemuselt tegelikult multitaskerid. Inimesed, kes on päriselt võimelised mitmeid ülesandeid paralleelselt lahendama, on üsna haruldased. Uuringud on näidanud, et oma tähelepanu jagamine erinevate ülesannete vahel suurendab märgatavalt aega, mis kulub nende lahendamisele, võrreldes sellega, kui neid lahendada järgemööda.

Suurte ülesannete lahendamiseks konkreetse ajabloki eraldamine võimaldab meil paremini keskenduda ning katkestuste eemaldamine sellest perioodist võib mitmekordselt vähendada aega, mis meil töö tegemiseks kuluda võiks. Nii et pane Facebook, meil ja telefon selleks ajaks kindlasti kinni. 

Väikesed asjad, mis igaüks ehk võtab kaks minutit või nii, komplekteeri ühtekokku ja tee nad ühes ajalises blokis, üksteise järel. Eriti tõhus on, kui sa ka selleks tegevuseks sead endale ajalise piiri, mille jooksul sa PEAD selle tehtud saama, sest Parkinsoni seadus ütleb:

“Ülesande täitmiseks kulub nii palju aega, kui  on antud selle täitmiseks”. 

Ehk, kui sa paned endale mingile kirjale vastamiseks kõrvale 15 minutit, siis kulubki sul selleks (vähemalt) 15 minutit. Seetõttu on mõistlik anda endale veidi vähem aega, kui sa arvad, et sul tarvis läheb. Ja sa saad sellega hakkama! Järgmine kord tee see vahemik veel lühem 🙂

Lõpetuseks, ära ülehinda produktiivsuse “kunne” enda ümber ja ära alahinda ennast – sa oled parem kui sa arvad. Ja sa ei ole üksi 🙂

Parimat!
ADAPTERi meeskond

P.S – Loe Timi algset postitust oma 8-punktilise süsteemi kohta siit: tim.blog/2013/11/03/productivity-hacks/