| ADAPTER |
ühendab ettevõtjaid teadlastega

5 parimat koosoleku tüüpi ?!

02. august 2017

HA0521 – Bedford staff and M1. A set of images  of HA staff in the Bedford office and new section of M1, north of junction 9. March 2010

(Foto: Highways Agencys Images, CC BY 2.0)

Kaasaegne vanasõna ütleb, et kui sul ei ole tööd teha, tee koosolek. Koosolekud, nii nagu neid sageli peetakse, on sageli üks kõige vähem produktiivseid koostöö vorme üldse ning sageli on nende ROI lihtsalt negatiivne. Teisalt, eesmärgistatud ja hästi juhitud koosolekud on võivad päästa sinu ettevõtte. Bruce Eckfeldt (inc. Magazine, äri- ja juhtimiskonsultatsioon pakkuva ettevõtte Eckfeldt & Associates asutaja) kirjutab oma hiljutises artiklis, millised 5 regulaarse koosoleku tüüpi, toimides üheskoos, võivad päästa sinu ettevõtte. Kokkuvõtvalt on need koosoleku tüübid järgmised:

Strateegiakoosolek – 1 päev, 1 kord aastas

Üks kord aastas on paras intervall võtta sammuke tagasi, hinnata (mõõdetavaid) saavutusi ja juurelda pikaajaliste eesmärkide üle. Ja pikaajaline on antud kontekstis 2 kuni 5 aastat tulevikku. 

Alustage hetkesituatsiooni hindamisest – mis töötab, mis mitte? Mida teevad konkurendid, millises suunas on teie tööstusharu liikumas? Millised suuremad protsessid on käimas, mis võivad teid mõjutama hakata? Kus on siin riskid, kus võimalused? Mida me selleks tegema peame, et neid võimalusi ära kasutada. 

Kvartali kokkuvõte – pool päeva kuni päev, igas kvartalis

Kord kvartalis otsustage, millised prioriteedid ja eesmärgid on kõige tähtsamad järgmise 90 päeva jooksul, mis aitavad teid edasi pikaajalise eesmärgi suunas? Aja mõte on meeskonda fokuseerida. Valige 3-5 asja, millele juhtkond selle aja jooksul õsiselt tähelepanu pöörab. 

See ei ole tavaline töö planeerimine – see on strateegiline intrument, et ära saaks tehtud asjad, mis ei saaks tehtud ilma kontsentreeritud pingutuseta. 

Kuu kokkuvõte – 2-4 tundi, kord kuus

Kiire hetkeolukorra ülevaade ja kokkuvõte, vajadusel otsustatakse tegevuste ja suundade muutused. Kvartaliplaanidesse ei tehta siin muudatusi ilma, et selleks oleks tungiv vajadus. 

Kolm põhiküsimust sellel koosolekul: 

  1. Mis töötab?
  2. Mis ei tööta?
  3. Mida me peame tegema, et uuesti õigele rajale saada?

Nädala prioriteedid – 30 kuni 60 minutit, kord nädalas

See koosolek on strateegia rakendamise alustala. Iga töötaja peaks siin koosolekul võtma selge kohustuse, mida ta järgmise 7 päeva jooksul ära teeb. 

Esimese asjava vaadatakse üle kvartali eesmärgid ja meeskonnaliikmed defineerivad kindlas kõneviisis, mida nad tuleva nädalaga ära teevad. Meeskonnaliikmed peavad siin võtma reaalse vastutuse. 

Kõik detailid kirjutatakse üles ja meeskond lahkub koosolekult selge komplekti eesmärkide ja ülesannetega tulevaks nädalaks. 

Igapäevane püstiajalakoosolek – 10 kuni 15 minutit

See on väga võimas koosolekuvorm kuid vajab kindlasti pingutust hästi tegemiseks. See on eelkõige fokuseeritud koordinatsiooni ja kommunikatsiooni tööriist. Igaüks vastab kolmele küsimusele:

  1. Millega sa eile hakkama said?
  2. Millega sa täna tegeled?
  3. Millised takistused su ees seisavad?

Ja kõik. Kõik muud asjad, mis võivad jutuks tulla, jäetakse kõrvale ja arutatakse koosoleku väliselt. Selle koosoleku ajal detailidesse ei laskuta. 

Koosoleku 10-15 minuti sisse mahutamine võib olla keeruline, kuid on paar nippi, mis võiksid aidata. 

Esiteks – seiske püsti. Teiseks – meeskond kirjutagu oma kõnepunktid väiksele Post-It’ile (nii jäävad need lühemad). Kolmandaks – nn. kõnepulga kasutamine – mingi objekt, mida antakse käest kätte ja kõneleda tohib ainult see, kelle käes see on; nii välditakse vahelerääkimisi jms. 

Ongi kõik!

Nende koosolekute edukas läbiviimine vajab kahtlemata pingutust, aega ning pühendumist juhtide ja kogu meeskonna poolt, kuid paari kuu jookusl peaksid nad jooksma nagu kellavärk. Hästi juhitud koosolekud annavad struktureeritud vaate, kust me tuleme, kus me oleme ja kuhu, miks ning kuidas me läheme. See omakorda muudab meeskonna märgatavalt tõhusamaks, eesmärgid kergemini ja kiiremini saavutatavaks ning võib vabalt päästa teie ettevõtte!

Kui ka teie ettevõttes oleks vaja juhtimisnõu, siis mitmed meie partnerid pakuvad võimalust saada nõustamist ja koolitusi oma ala tippudelt. Küsi ADAPTERilt, ja me leiame teile parima eksperdi! –> adapter.ee/esita-kusimus

 

Parimat!

Siim Kinnas